オンライン面談の上手な活用法：遠隔でも充実の打ち合わせを
こんにちは、司会者の鈴木絵里です。近年は打ち合わせをオンラインで行うカップルも増えてきました。お仕事で忙しい共働きのお二人や、遠方在住で式場になかなか行けない新郎新婦にとって、Zoomなどを使ったオンライン面談（打ち合わせ）は強い味方です。一方で「オンラインでちゃんと意思疎通できるかな？」と不安に思う声も聞かれます。ここではオンライン面談のメリットと、充実した打ち合わせにするコツをお伝えします。
オンラインで打ち合わせするメリット
- 移動時間が不要：自宅や職場から気軽に参加できるため、打ち合わせのために半日つぶれる…なんてことがありません。お二人の予定を合わせやすく、仕事終わりの夜でもお互い顔を見ながら話ができます。
- 遠方の司会者とも気軽に繋がれる：例えば東京在住のカップルが沖縄のリゾート婚を予定している場合など、地理的に離れた司会者ともオンラインなら手軽に打ち合わせが可能です。全国どこにいてもインターネットが繋がればOKなので、エリアの壁を越えたマッチングが実現します。
- 複数回実施しやすい：従来は司会者との打ち合わせは披露宴直前の1回のみ、というケースも多かったですが、オンラインなら短時間の打ち合わせを2～3回に分けて行うことも容易です。その分細かな要望を伝えたり修正を反映したりしやすくなります。
- 資料共有が簡単：画面共有機能を使えば、進行表やプロフィール紹介文、写真などをお互い見ながら話せます。メールで事前に送って…という手間も省け、リアルタイムで「ここをこう変えて欲しい」と指示が可能です。
以上のようにオンライン面談には多くのメリットがあります。実際、コロナ禍以降は打ち合わせをオンラインで希望される新郎新婦もかなり増えました。私自身もZoomでの事前打ち合わせに数多く対応しており、対面と遜色ないコミュニケーションが図れています。
オンライン打ち合わせを成功させるコツ
とはいえ、オンラインならではの注意点もあります。スムーズで充実した打ち合わせにするために、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 事前準備をしっかりと：オンライン打ち合わせ前に、話し合いたい項目や疑問点をリストアップしておきましょう。例えば「進行の流れで迷っている部分」「司会者への要望事項（演出の呼称やゲストへの配慮など）」をあらかじめメモしておくと、当日スムーズです。また可能であればプロフィールシート（新郎新婦の出会いや紹介して欲しい方の詳細、触れて欲しくない事柄などと共に記入し、そちらを基に進めていくことが多くなっています）を事前に司会者側から送ってもらい、記入して返送しておくと打ち合わせがより実りあるものになります。
- 環境を整える：安定したインターネット接続と静かな場所を用意しましょう。カフェなど雑音の多い場所は避け、できればPCで接続して画面も大きく見えるようにします。開始前にマイクやカメラのテストをしておくことも大切です。音声が聞こえづらかったり画面が固まったりすると、お互いストレスになってしまいます。可能であればヘッドセットを使うと声がクリアに届きやすいです。
- お互いの表情を確認：オンラインでもビデオはONにして臨みましょう。表情が見えることで、対面と近いコミュニケーションができます。司会者も新郎新婦の雰囲気を感じ取れますし、お二人も司会者の人柄を掴みやすいです。ビデオをオフにすると声だけの情報になりミスコミュニケーションが増えるので、特別な事情がなければ映像は繋ぐことをおすすめします。
- 録音・録画やメモ：必要に応じて、打ち合わせの様子を録音または録画しておくと後で見直せて安心です。ただし司会者にも許可を取りましょう。録音が難しければ重要なポイントは逐一メモを取ります。オンラインだと対面よりも情報伝達に齟齬が生じやすい面もあるため、後で「言った言わない」を避けるための自衛策です。
- イメージを具体的に伝える：オンラインでは微妙なニュアンスが伝わりにくいこともあるので、例を挙げて具体的に自分たちの希望を伝える工夫をしましょう。「アットホームな雰囲気にしたい」というより、「友人にも沢山発言してもらって笑いが起きるような場にしたい」や「できれば涙を誘うシーンを作りたい」など、司会者がイメージしやすい言葉を意識します。
- 不安な点は遠慮なく質問：画面越しだと対面よりもつい遠慮してしまう方もいますが、気になることは全て聞いて解消しましょう。「オンラインだからこのくらいで…」と妥協せず、時間内であれば疑問は残さないことです。司会者もできるだけ丁寧に答えてくれるはずです。
オンラインならではの注意事項
オンライン面談は便利ですが、いくつか気を付けたい点もあります。
- 表情やリアクションを大きめに：画面越しでは感情が伝わりにくいことがあります。対面以上にハッキリとしたリアクションを心がけましょう。うなずきや笑顔をしっかり見せることで、司会者側も「あ、ちゃんと伝わっているな」と安心できます。
- 万一の通信障害への備え：途中で通信が切れたり不調になった場合に備え、事前に「トラブル時は一度退出して再入室しよう」「ダメなら電話連絡しよう」といった対処法を決めておくと落ち着いて対応できます。
- 対面打ち合わせとの併用：可能であれば、最終打ち合わせだけは直接会う、あるいは最初の顔合わせは対面にする、といったハイブリッドも検討しましょう。やはり実物に会うと安心感が違います。難しい場合はオンラインでもビデオ越しに雑談を少し長めに取るなどして距離を縮める工夫をすると良いです。
オンライン面談に否定的な意見も一部にはありますが、今やテクノロジーの進歩で対面にかなり近いコミュニケーションが可能となっています。式場スタッフの中には「やっぱり直接会って打ち合わせすべき」という考えの方もいるかもしれませんが、私自身は新郎新婦のお二人がやりやすい方法で問題ないと思っています。むしろリラックスできる環境で話せるオンライン面談は、本音やアイディアを引き出しやすい側面もあります。
なお、司会者が外部の人の場合はオンライン打ち合わせ後に、その内容を式場プランナーとも共有しておくことが重要です。対面であればその場にプランナーも同席していることが多いですが、オンラインでは司会者とお二人だけで話すケースもあるでしょう。打ち合わせ内容（進行案や変更点）は司会者からプランナーへ共有するよう依頼するか、お二人からも念のため確認を入れておきましょう。司会者・新郎新婦・式場の三者が同じ認識を持つことが円滑な本番につながります。
オンラインも活用して賢く準備を進めよう
オンライン面談は、遠隔地や多忙な新郎新婦にとって強い味方です。そのメリットを享受しつつ、通信環境の準備や念入りな情報共有などを行えば、対面に負けない有意義な打ち合わせが可能です。大切なのは、オンラインであっても遠慮せずに自分たちの希望を伝えること。そして打ち合わせ後には司会者から送られてきた進行案をよく確認し、不明点があればすぐ質問するなどフォローアップも忘れずに。オンラインツールを上手に活用して、結婚式当日に向けた準備を快適かつ充実させてください。最後はプロの司会者を信頼し、本番を安心して迎えましょう！
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Profileこの記事を書いた人
■居住地
東京都
■職業
フリーランスの司会者（MC歴10年）
■経歴と特徴
・司会者としての経験は300組以上。
・ラジオパーソナリティやイベントMCとしても活動経験あり。
・声のトーンは落ち着いており、聞き取りやすく明瞭。
・明るく穏やかな性格で、笑顔が印象的。
■得意なスタイル
・「洗練されたナチュラル感」のある結婚式を得意とする。
・ゲストがリラックスできる空気感を作りつつ、適度なユーモアを交えて会場を盛り上げる。
・新郎新婦の希望をしっかり取り入れ、オリジナリティを尊重した進行。
・臨機応変な対応力に優れ、予定外のトラブルにも柔軟に対処可能。
■価値観・サービスの姿勢
・事前打ち合わせに重点を置き、新郎新婦の人柄や思いを深く理解することを重視。
・式の演出や進行に関して積極的にアドバイスを行い、安心感を与える。
・常にゲスト視点を意識し、新郎新婦だけでなく参加者全員が満足できる進行を心がけている。
■集客方法・強み
・多くの口コミや紹介によって信頼を得ている。
■新郎新婦との相性ポイント
・丁寧で落ち着いたコミュニケーションが特徴のため、品の良い雰囲気を希望する新郎新婦と好相性。
・オリジナル感や手作り感を重視するカップルの気持ちを汲み取りつつ、洗練された空間作りに協力できる。
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